Siamo sempre lieti quando riviste di informatica e software, di una certa rilevanza nazionale, parlano di servizi che noi della S-D CONSULTING, almeno in Italia, abbiamo iniziato a spingere ancora diversi anni fa; e questo lo abbiamo fatto testandoli sulla nostra operatività quotidiana ancor prima di andare a proporli ai nostri clienti.

Non vogliamo fare la figura dei "pionieri" anche perchè non lo siamo, ma il sottoscritto, per primo, ha voluto provare su se stesso, per i propri servizi di posta, la piattaforma di Google APPS nella versione Business, rendendosi subito conto che non si stava parlando "solo" di un servizio di posta tradizionale, ma molto di più.

Questo mi ha poi spinto, dopo vari test, a proporre il tutto con un connubio di servizi che ha preso il nome di IBOXMAIL MAXI 2 (che non è altro che l'evoluzione della versione MAXI 1).

Consci poi del fatto che esistono molti professionisti che usano il web e che con le Google APPS potrebbero andare veramente a "nozze", recentemente è nato il servizio IBOXMAIL MINI che permette ad un professionista di scegliere il solo servizio di posta elettronica (e annessi), ma senza sentirsi obbligato ad avere anche uno spazio per un sito web che non occuperà mai.

Anche in IBOXMAIL MINI è presente tra le altre la suite delle Google APPS, con tutti i vantaggi che ne derivano.

In questo articolo però vorrei porre l'attenzione ad uno dei servizi presenti nella suite, ovvero la sezione DOCUMENTI, una suite di produttività gratuita e funzionale che lavora solo nel cloud (In informatica con il termine inglese di "cloud computing" si indicano un insieme di tecnologie che permettono sia di memorizzare/archiviare dati che di elaborarli (con CPU o software) tramite l'utilizzo di risorse distribuite e virtualizzate in rete):

Molti dei nostri clienti (ma non preoccupatevi, non siete solamente voi) non sanno che nella piattaforma dei documenti (presente in entrambe le suite IBOXMAIL MAXI 2 e MAXI 1) possono caricare:

• documenti (quindi tutto ciò che viene da Word comunemente utilizzato negli uffici, ma anche da OpenOffice e dalle suite Mac)

• presentazioni

• fogli di lavoro (quindi Excel, Calc)

• disegni

• moduli (un esempio può essere un sondaggio con i propri clienti, dove poter  raccogliere poi i risultati, esportabili in un foglio di calcolo per le proprie elaborazioni)

Un'altra informazione poi non molto diffusa, è il fatto che lGoogle Documenti dialoga con la suite di Microsoft, esiste infatti un apposito plug-in che si installa, e direttamente dal programma (quindi da Word o Excel) permette di sincronizzare i vostri documenti direttamente con il web, per un vostro uso privato, ma anche per condividere con altri utenti, per sviluppare una piattaforma collaborativa o semplicemente per far visualizzare il lavoro che avete eseguito.

Riguardo questo non spendo ulteriori parole, il link da cui scaricare il servizio Google Cloud Connect  è questo dove è ampiamente descritto il servizio. Google Cloud Connect è installabile sulle versioni 2003, 2007 e 2010 del prodotto Microsoft ed è costantemente seguito dallo Staff di Google, indice di garanzia di sviluppo di un software che sta cambiando il modo di approciarsi alla rete.

Ma per soddisfare tutti, anche se non sviluppata direttamente da Google, esiste anche una estensione per OpenOffice denominata OpenOffice.org2-GoogleDocs che permette la sincronizzazione dei documenti non solo con Google, ma anche con la piattaforma Zoho, e può accedere anche a server basati sul protocollo WebDav.

Novità interessante di Google Documenti legata alla nostra suite IBOXMAIL MAXI 2 e MAXI 1 riguarda la nuova possibilità di caricare sul vostro spazio intere cartelle, senza dover selezionare file per file per proseguire con l'upload dei vostri documenti.

Come potete infatti vedere dall'immagine qui a lato dal pulsante "carica" ora ho anche la possibilità di selezionare una cartella intera e di caricare tutti i file (con qualsiasi estensione) inseriti all'interno di essa.

Se pensate alle potenzialità di questo servizio vi renderete conto di quanto ormai il comune servizio di posta elettronica risulta estremamente superato, il concetto di posta elettronica oggi è condivisione, ma soprattutto la perdita di quell'abitudine che oggi ancora molti hanno di inviare documenti, immagini o altro intasando la casella e-mail dei propri destinatari: ok che gli spazi sono aumentati, ma in Italia sapete per quanti è ancora noioso scaricare megabyte e megabyte di posta quando le linee sono ancora molto indietro rispetto agli standard europei e internazionali? Potremmo aprire una nuova discussione al riguardo, ma non è il caso e rimanderemo ad altra occasione.

In più pensate che potete dare la possibilità a vostri collaboratori di poter interagire ad una cartella caricata da voi, ma soprattutto permettere una ricerca molto più immediata tra tutti i vostri documenti per trovare ciò che cercate.

Consideriamo poi il fatto di avere sempre a disposizione una copia di backup di file presenti sui vostri PC, dove solitamente molti non hanno nemmeno un backup di sicurezza.

Google Documenti inoltre memorizza tutte le modifiche apportate ai documenti e permette di recuperarle tramite il pannello Cronologia revisioni.

Ma oltre che un archivio, la suite Google Documenti permette produttività, quindi anche la creazione di documenti di testo, di fogli di calcolo anche complessi e tutto quanto sopra elencato, quindi permetterebbe anche l'ipotesi di non avere una suite installata sul proprio PC locale.

Unico neo riguardo quest'ultimo aspetto, non dettato però da Google, è che per lavorare solo in questa maniera è necessaria una connessione Internet sempre disponibile, e in Italia spesso le nostre linee adsl non funzionano, oppure rallentano per il troppo traffico in alcuni orari della giornata oppure saltano anche per diverse ore.

Questo creerebbe un fermo lavoro che per nessuno è sostenibile, motivo per cui è nato il Cloud Connect per tamponare questa situazione che attanaglia soprattutto noi italiani e non ci permette di sfruttare l'evolversi a pieno di questi strumenti.

• la nuova modalità di visualizzazione "Impaginato" che permette di vedere l'aspetto finale del documento senza doverlo necessariamente stampare
• nei fogli di lavoro, il fatto di avere a disposizione moltissime funzioni avanzate, per ciascuna di esse con un collegamento alla pagina corrispondente della guida on-line
• le regole di notifica, nell'ottica di utilizzare i propri file in fase di collaborazione, per tenere  sotto controllo i file condivisi.

S-D CONSULTING, tramite il proprio portale iBOXMAIL.IT, è arrivata dopo anni di "semina" e di investimento di proprie risorse ad avvicinarsi ai 500 clienti, per chi ci conosce sa che non abbiamo mai puntato al numero di domini venduti, bensì ad accaparrarci quei clienti che non guardano solamente al prezzo e che non vanno a confrontarci con quelle aziende di nomea nazionale ed europea che escono con servizi a costi di poche decine di euro.

E per chi lo ha fatto, li abbiamo invitati a contattarci e abbiamo fatto vedere le reali differenze, dove sono i reali paletti che chi non lavora nell'ambiente del web mai vedrebbe.